Investering in selecties moet beter renderen

Animo voor selecties

Ruim 70% van de bureaus doet niet of nauwelijks mee aan selecties. Zij zien daarin geen verdienmodel. De winkans is te klein en de deelnamevoorwaarden en -kosten te hoog. Daarbij zijn wel duidelijke verschillen tussen bureaus waarneembaar. Vooral de kleine bureaus (tot 5 fte) mijden selecties massaal. Bij de grotere bureaus (meer dan 20 fte) doet iedereen regelmatig tot vaak mee te doen aan selecties. Selecties negeren is voor deze bureaus geen optie. Bij de tussenliggende bureaus (5-20 fte) doet ook meer dan de helft regelmatig tot vaak mee aan selecties, waarbij geldt dat hoe groter het bureau is, des te meer animo er is om deel te nemen.

Redenen voor deelname

Bureaus kiezen er vooral voor om deel te nemen aan een selectie wanneer ze uitgenodigd worden door een opdrachtgever of ketenpartner. Andere veelgehoorde redenen voor deelname zijn het beschikken over de juiste ervaring (hogere winkans door gerichte deelname), het op peil houden en uitbouwen van het portfolio en affiniteit met de projectlocatie en opgave. Selectie zijn praktisch gezien de enige mogelijkheid om in aanmerking te komen voor grotere en uitdagende (publieke) opdrachten.

Zorgen

Bureaus maken zich vooral zorgen over de aanzienlijke voorinvesteringen die deelname aan selecties met zich meebrengt. De deelnamekosten staan geregeld niet in een proportionele verhouding tot de (kans op en omvang van de) opdracht. De Handreiking Tenderkostenvergoeding van Beter Aanbesteden wordt onvoldoende toegepast door aanbesteders. Dergelijke vergoedingen worden meestal niet geboden of zetten geen zoden aan de dijk. Andere kopzorgen van bureaus zijn te hoge deelnamevoorwaarden, die de toegang tot (overheids)opdrachten belemmeren, en het feit dat vaak onvoldoende gewicht aan kwaliteit toegekend wordt bij de beoordeling van de inschrijvingen. Vaak geeft de prijs toch eenzijdig de doorslag. Als positieve ontwikkeling zien bureaus dat er vaker een inschrijfvergoeding geboden wordt en dat de kwaliteit van de uitvragen verbetert.

Tenderen in coronatijd

Het Verdiepingsonderzoek toont duidelijk dat veel bureaus afhankelijk zijn van selecties voor hun omzet. Wat dat betreft is de BNA positief dat veel aanbesteders hun selecties zo veel mogelijk gecontinueerd hebben tijdens de coronacrisis. Het aantal tenders is niet noemenswaardig gedaald. Wat wel opvalt, is dat tijdens de lock-down het aantal klachten over aanbestedingen fors gestegen is. Dat zal mede veroorzaakt worden door het feit dat bureaus in deze onzekere tijden gretiger zijn om de opdracht te verwerven en sneller een beroep doen op de BNA als een selectie niet in orde is. Het is de BNA vooral ook opgevallen dat veel aanbesteders in deze tijden moeilijker ter bereiken zijn. In meerdere gevallen werd er niet of niet tijdig gereageerd op klachten die de BNA op de voorgeschreven wijze had ingediend bij de desbetreffende aanbesteders. Ook de komende tijd houden weeen vinger aan de pols bij de selectiepraktijk en kunnen BNA-bureaus een beroep doen op de BNA als een selectieprocedure niet deugt.