Klacht BNA bij Commissie van Aanbestedingsexperts gegrond

Disproportionele uitvragen komen helaas regelmatig voor. Wanneer de BNA hier een melding over ontvangt, volgt actie. Afhankelijk van de stand van de procedure, zal de BNA vragen stellen voor de Nota van Inlichtingen of een klacht indienen bij het klachtenloket van de aanbestedende dienst. “We laten ons niet met een kluitje in het riet sturen”, aldus Michel Geertse, juridisch beleidsmedewerker bij de BNA. “Als er niet geluisterd wordt, kunnen we vanuit de BNA doorstappen naar de Commissie van Aanbestedingsexperts”. Deze commissie weet wel raad met steekhoudende klachten. De adviezen van deze Ombudsman voor Aanbestedingszaken zijn weliswaar niet bindend, maar hebben wel gezag. Een onderbouwde klacht helpt dus om de aanbestedingspraktijk te verbeteren.

Klachtbevoegdheid BNA
Het is een misvatting dat alleen deelnemers aan een aanbesteding kunnen klagen. De BNA kan dat als branchevereniging ook. Maar dan moeten de bezwaren wel tijdig gemeld worden bij de aanbestedende dienst, hetzij door de BNA, hetzij door de leden die zij vertegenwoordigt. Afgelopen november heeft de BNA voor het eerst gebruik gemaakt van deze mogelijkheid. Een prominent BNA-lid had vragen gesteld voor de nota van inlichtingen, maar kreeg nul op haar rekest. Een klacht bij het klachtenmeldpunt van de aanbesteder bood ook geen soelaas. Daarom heeft de BNA het stokje overgenomen. Zij heeft de klacht aangescherpt en nogmaals ingediend bij het klachtenmeldpunt. Omdat een inhoudelijke respons andermaal uitbleef, heeft de BNA de klacht tenslotte voorgelegd aan de Commissie van Aanbestedingsexperts. En met succes!

Gebrek aan transparantie
Het betrof een hoogst merkwaardige aanbesteding. De BNA had grote moeite met het ontbreken van een transparant aanbestedingskader. Complicerende factor daarbij was dat er ook sprake was van voorkennis. Een van de geselecteerde bureaus was betrokken bij de haalbaarheidsstudie en beschikt daardoor over relevante stukken. Deze stukken zijn pas in een laat stadium gedeeld met de andere inschrijvers.

De klacht van de BNA omvatte onder andere de volgende klachtonderdelen:

• De aanbestedende dienst heeft in strijd gehandeld met het transparantiebeginsel door niet eenduidig de scope van de op te dragen werkzaamheden te beschrijven (traditioneel of total engineering).
• De aanbestedende dienst heeft geen transparant kader gegeven voor de beoordeling van de prijs. Bureaus moeten een honorarium afgeven als percentage van de geraamde bouwkosten, maar het ontbreekt aan een handzaam kader. Bureaus moeten nu zelf de bouwkosten inschatten, waardoor het risico ontstaat dat bureaus het percentage baseren op verschillende bedragen. Bovendien is de omvang van de opdracht onduidelijk. Voor het verlangde percentage maakt het nogal uit of de opdracht louter architectonisch ontwerp betreft of total engineering.
• Het gevraagde ontwerp is onvoldoende transparant en gezien de bescheiden ontwerpvergoeding ook disproportioneel. De BNA heeft dat toegelicht aan de hand van de Richtlijn Gezonde Architectenselecties. Aanvankelijk vroeg de aanbesteder om een voorlopig ontwerp. Naar aanleiding van vragen voor de Nota van Inlichtingen is dit aangepast naar een schetsontwerp. De aanbestedende dienst laat echter in het midden wat zij onder schetsontwerp verstaat. Aangezien het beoordelingskader, dat afgestemd is op een voorlopig ontwerp, ongewijzigd blijft, worden bureaus gedwongen dan wel aangezet om toch op onderdelen uitwerkingsniveau VO aan te leveren. Dat vindt de BNA disproportioneel, gezien de geboden vergoeding. De BNA vindt de geboden vergoeding ook te mager voor een SO.

De Commissie van Aanbestedingsexperts heeft bovenstaande klachtonderdelen gegrond verklaard. Zij oordeelt dat de aanbestedende dienst onvoldoende transparantie heeft betracht, waardoor er geen sprake is van een level playing field. Een tweetal aanvullende klachtgronden van de BNA zijn ongegrond verklaard, omdat deze gronden te laat voorgelegd zijn aan de aanbesteder.

Meld misstanden
Word je geconfronteerd met onduidelijke en/of disproportionele architectenselecties? Stel tijdig vragen voor de Nota van Inlichtingen en meld de selectie bij de BNA. Neem contact op met Michel Geertse, beleidsmedewerker juridische zaken. Hij kan je informeren over de toelaatbaarheid van eisen en criteria en desgewenst vanuit de BNA actie ondernemen. Samen verbeteren we de selectiepraktijk. Als we niets doen, verandert er ook niets.